Réinventez la gestion des IJSS : maximisez vos recouvrements

Pendant longtemps, la gestion des IJSS (Indemnités Journalières de Sécurité Sociale) est restée dans l’ombre des grandes priorités RH. Traitée manuellement, à coup de fichiers Excel et de suivis par e-mail, elle s’est imposée comme une tâche aussi chronophage qu’invisible. À défaut d’outils adaptés, les équipes RH ont dû jongler avec des processus manuels, une diversité d’interlocuteurs (CPAM, salariés, médecins, gestionnaires paie) et une pression croissante sur les délais et la conformité.

Mais ce fonctionnement “au fil de l’eau” appartient désormais au passé.

En 2025, la fonction RH est attendue sur des sujets d’impact :

• optimisation budgétaire,
• maîtrise des risques,
• performance sociale.

Dans ce contexte, ignorer les IJSS revient à ignorer un levier financier critique — à l’échelle de l’entreprise. Une erreur de gestion, un oubli ou un retard de déclaration peuvent avoir des répercussions directes sur la trésorerie, les DSN, ou la relation avec les salariés.

La digitalisation de la gestion des arrêts de travail n’est plus un “plus”. C’est une norme.

Une norme qui transforme un irritant historique en véritable levier de performance.

Pour mieux comprendre ce changement de paradigme, explorons les enjeux, les freins et les opportunités d’une gestion modernisée des IJSS.

I. Gestion des IJSS : un enjeu stratégique longtemps sous-estimé

Historiquement, la gestion des arrêts de travail et du recouvrement des IJSS s’est installée dans une zone grise : suffisamment importante pour mobiliser les équipes RH, mais rarement considérée comme un sujet stratégique. Résultat : une organisation éclatée, souvent traitée en bout de chaîne, sans vision consolidée ni outils dédiés.

Un fonctionnement complexe et multi-acteurs

Les IJSS impliquent une mécanique administrative dense : déclaration d’arrêt de travail, subrogation, calcul des indemnités, suivi des délais de versement par la CPAM, intégration en paie, gestion des relances, contrôles URSSAF... Chaque étape suppose un alignement précis entre plusieurs acteurs internes et externes (gestionnaire paie, salarié, CPAM, médecin, DSN, URSSAF).

La moindre erreur de saisie, un oubli de relance ou une déclaration hors délai peut provoquer des pertes financières, des erreurs en paie, voire générer des tensions sociales.

Pourquoi ce sujet a longtemps été relégué à l’opérationnel

Deux raisons principales expliquent ce “déclassement” :

1. Une faible visibilité : les IJSS ne figurent pas toujours dans les indicateurs suivis par les directions. Leur impact réel (financier, humain, organisationnel) est rarement mesuré.
2. Une gestion morcelée : entre les outils paie, les portails externes (Net-entreprises, Ameli Pro), les e-mails et les relances, il n’existait jusqu’ici aucun système centralisé pour piloter le processus de bout en bout.

Un virage stratégique pour les RH

En 2025, cette approche “opérationnelle” ne tient plus. Les DRH cherchent à renforcer leur rôle de business partner, à contribuer à la performance globale de l’entreprise. Or, les IJSS s’inscrivent pleinement dans cette logique : pilotage des coûts, fiabilité des données, conformité réglementaire, impact sur la trésorerie.

Ne pas traiter ce sujet, c’est laisser de l’argent sur la table.

II. 2025 : pression réglementaire, enjeux de trésorerie et attentes sociales

En 2025, la gestion des IJSS ne peut plus être réduite à une simple tâche administrative. Elle se situe à l’intersection de trois dynamiques majeures : renforcement des contrôles, pression financière croissante, et exigence d’exemplarité sociale.

Une réglementation de plus en plus exigeante

Les réformes successives ont renforcé les obligations des employeurs en matière de déclarations sociales. Les délais de transmission via la DSN sont stricts, les risques de redressements URSSAF bien réels, et les contrôles de plus en plus fréquents. Une mauvaise gestion des IJSS peut aujourd’hui exposer l’entreprise à des sanctions financières ou à des injonctions de mise en conformité.

La sous-estimation de ces risques, souvent liée à une gestion trop artisanale, est un frein que les directions RH ne peuvent plus se permettre.

Une attente forte des directions financières

Face à une conjoncture économique incertaine, les DAF et les directions générales attendent des RH qu’elles contribuent à l’optimisation budgétaire. Or, les IJSS représentent un gisement souvent inexploité : chaque euro non recouvré, chaque retard dans le remboursement par la CPAM, impacte directement la trésorerie.

L’optimisation des IJSS devient un enjeu de pilotage, au même titre que la masse salariale ou les charges sociales.

Une pression sociale accrue sur la qualité de la paie

Enfin, la gestion des absences longues (arrêts maladie, AT/MP, temps partiel thérapeutique…) influe directement sur la qualité de la paie. Un décalage d’indemnisation, une erreur de calcul ou un oubli de subrogation affectent la confiance des collaborateurs dans l’entreprise.

Les équipes RH, déjà sous tension, doivent composer avec une charge mentale croissante, liée à des tâches à faible valeur ajoutée mais à fort risque opérationnel.

III. Les limites de la gestion manuelle des IJSS

Si de nombreuses entreprises gèrent encore les IJSS via des tableaux Excel et des chaînes d’e-mails, cette méthode atteint aujourd’hui ses limites. Le volume, la complexité et la sensibilité des données impliquées rendent ce fonctionnement à la fois risqué et inefficace.

Un processus morcelé, source d’erreurs

La gestion des IJSS suppose d’orchestrer des flux d’informations provenant de multiples sources : logiciels de paie, Net-entreprises, portail Ameli Pro, CPAM, salarié, médecin, gestionnaire paie… Sans outil centralisé, les informations circulent difficilement, se perdent ou arrivent trop tard.

Résultat : les équipes doivent reconstituer manuellement l’historique des arrêts, identifier les IJSS non perçues, et croiser les données pour agir. Un travail complexe, chronophage, et hautement exposé à l’erreur humaine.

Une charge opérationnelle qui explose

Les absences longues et complexes se multiplient : arrêts de longue durée, accidents du travail, temps partiel thérapeutique, COVID long… Chaque cas mobilise une attention particulière, un suivi rigoureux et des interactions fréquentes avec les organismes sociaux.

Sans automatisation, cette charge se reporte intégralement sur les gestionnaires paie ou les responsables RH, au détriment d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Le coût caché de la non-digitalisation

Derrière la gestion manuelle se cache un double coût :

• Humain, d’abord, avec des équipes RH sous pression, souvent mobilisées sur des tâches de relance ou de mise à jour sans impact stratégique.
• Financier, ensuite, avec des IJSS non réclamées, des délais non respectés ou des régularisations URSSAF évitables.

Chaque mois, des milliers d’euros peuvent ainsi passer sous le radar.

IV. Digitalisation des IJSS : 4 bénéfices concrets pour la fonction RH

La gestion automatisée des IJSS ne se limite pas à un simple gain de confort pour les équipes RH. Elle transforme profondément la manière de piloter les arrêts de travail, en sécurisant les processus, en libérant du temps et en générant des gains financiers mesurables.

1. Fiabilité et conformité renforcées

L’automatisation réduit drastiquement les risques d’erreurs humaines : oublis de déclaration, doublons, relances manquées, déclarations hors délais... L’outil garantit un suivi rigoureux des échéances, une traçabilité complète et une conformité continue vis-à-vis des exigences réglementaires (DSN, URSSAF, etc.).

Résultat : moins d’irrégularités, moins de redressements, et une meilleure maîtrise du risque.

2. Visibilité et pilotage en temps réel

Aujourd’hui encore, de nombreuses directions RH ignorent le montant exact des IJSS en attente de remboursement. L’absence de visibilité nuit à la prise de décision, à la prévision budgétaire et à la coordination avec les équipes financières.

Un outil automatisé permet de visualiser en temps réel :

• le nombre d’IJSS en cours,
• les montants en attente,
• les délais de remboursement par la CPAM.

Ce pilotage fin transforme les IJSS en véritable indicateur de performance RH.

3. Gain de temps et recentrage sur des tâches à valeur ajoutée

Grâce à l’automatisation, les gestionnaires RH et paie peuvent se libérer de tâches répétitives : extraction de données, relances, mises à jour de tableaux de suivi, vérifications manuelles…

Ce temps réalloué permet de :

• mieux accompagner les collaborateurs absents,
• renforcer la qualité de la paie,
• se concentrer sur des missions stratégiques (budget, QVCT, conformité).

4. Optimisation de la trésorerie

Dernier bénéfice — et non des moindres : une meilleure récupération des sommes dues permet un encaissement plus rapide des IJSS, une réduction des pertes et une meilleure fluidité de trésorerie.

Vers une gestion automatisée des IJ : ce que les DRH doivent retenir

En 2025, continuer à gérer les IJSS manuellement revient à piloter à l’aveugle un processus à fort impact financier et social. La complexité croissante des arrêts, la pression réglementaire et les attentes accrues des directions financières imposent un changement de paradigme.

Digitaliser la gestion des IJSS, ce n’est plus suivre une tendance : c’est répondre à une exigence.

Pour les DRH, responsables paie ou chargés de la gestion des absences, ce virage technologique est une opportunité de :

• sécuriser leurs processus,
• gagner en réactivité,
• démontrer la contribution directe de leur fonction à la performance globale de l’entreprise.

Ne pas agir, c’est risquer de prendre du retard, d’exposer ses équipes à l’erreur… et de laisser des économies passer entre les mailles du filet.

Une solution pensée pour les RH

Des outils existent pour accompagner ce changement, sans complexité ni rupture. C’est notamment ce que propose Klem : une plateforme pensée pour automatiser, suivre et piloter la gestion des IJSS, de bout en bout. Grâce à une interface moderne et une technologie basée sur l’intelligence artificielle, Klem permet aux équipes RH de reprendre le contrôle.

Repenser sa gestion des IJSS, c’est aussi redonner du temps, de la sérénité et de la valeur à la fonction RH.

En France, 20% des arrêts sont transmis sous format papier, et ce canal est devenu la cible principale des tentatives de falsification. (Source : L’Assurance Maladie)

Dès le 1er juillet 2025, seuls les arrêts de travail remplis sur un formulaire Cerfa sécurisé fourni par l’Assurance Maladie seront acceptés. Les versions papier non vérifiables seront refusées.

I. Pourquoi ce changement ?

« Certains fraudeurs rajoutent par exemple un 1 à la version papier [de leur arrêt] pour qu’il passe à 11 jours… » Cette déclaration d’Amélie de Montchalin, ministre des Comptes publics, illustre le type de fraude qui a explosé ces dernières années.

Le contexte actuel

Aujourd’hui, les arrêts de travail peuvent être délivrés sous deux formes :

• en version dématérialisée (environ 80 % des cas),
• ou en format papier (20 %), au moyen d’un formulaire standard.

Dans certaines situations – consultation à domicile, panne informatique, médecins non équipés – le recours au format papier reste la seule option. Et c’est ce support qui concentre la majorité des fraudes.

Les fraudes les plus fréquentes

• Ajout ou modification de dates : pour prolonger artificiellement un arrêt.
• Altération manuelle : chiffres transformés (ex : 1 transformé en 11).
• Reproduction du formulaire : scans ou photocopies partagés entre salariés.
• Utilisation de faux Cerfa : formulaires obsolètes, non référencés.

Les champs les plus falsifiés sont :

• la durée de l’arrêt,
• la date de début ou de fin,
• l’identité du prescripteur,
• et parfois même la date d’émission.

L’objectif du gouvernement

L’objectif du gouvernement est clair : lutter contre les falsifications, qui ont représenté plus de 30 millions d’euros de préjudice en 2024 (vs 8 millions en 2023).

Ce nouveau formulaire numérique contribue également à :

• réduire les délais de traitement entre CPAM, employeurs et organismes complémentaires,
• responsabiliser les prescripteurs,
• garantir la traçabilité et l’authenticité de tous les arrêts.

II. Nouveau Cerfa numérique : ce que dit la réforme

La mise en place du formulaire Cerfa sécurisé n'est pas seulement une nouveauté administrative. Elle modifie le process global de gestion des arrêts au sein des entreprises.

Deux dates clés : 1er juin et 1er juillet

Dès le 1er juin 2025, seuls les professionnels de santé commenceront à recevoir les nouveaux formulaires Cerfa sécurisés fournis par L’Assurance Maladie.

Ce Cerfa est aussi disponible sur commande sur amelipro.

Puis, à partir du 1er juillet 2025, l’utilisation de ce Cerfa deviendra obligatoire pour tout envoi sous format papier. Toute autre version – photocopie, scan, ancien formulaire non conforme – sera considérée comme invalide et refusée par les organismes sociaux.

Et si le formulaire est rejeté ?

Dans ce cas, le processus s'allonge considérablement :

• Le salarié devra retourner chez son médecin pour obtenir un nouveau Cerfa conforme.
• Le service RH devra mettre en pause la transmission à la CPAM ainsi que le traitement en paie.
• Le décalage peut atteindre plusieurs jours voire une semaine, ce qui retarde le versement des IJSS et peut créer de l'incompréhension chez le salarié.

C'est une perte de temps administrative importante, et une source de frictions évitable si les règles sont anticipées et communiquées en amont.

Qu’est-ce qu’un « formulaire sécurisé » ?

Le nouveau formulaire Cerfa sécurisé intègre plusieurs éléments d’authentification :

• un numéro Cerfa unique.
• 7 points d’authentification (encres de sécurité magnétique, QR code, étiquette holographique).
• une distribution exclusive via les canaux officiels de l’Assurance Maladie.

Qui est concerné par la réforme ?

• les médecins prescripteurs qui ne peuvent pas émettre des arrêts numériques.
• les salariés, qui doivent transmettre un original conforme à leur employeur.
• les employeurs, qui doivent être en mesure de vérifier la validité du document reçu.

Risques en cas de faux arrêts

Fournir un faux arrêt de travail expose à des conséquences graves :

• remboursement des IJSS versées à tort.
• pénalités financières pouvant atteindre jusqu’à 3 fois le préjudice subi par l’Assurance Maladie.
• en cas de fraude caractérisée ou récidive : jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 375 000 euros d’amende pour faux, usage de faux et escroquerie.

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Ces mesures ne font que confirmer un constat déjà clair : la gestion des absences est devenue un véritable défi pour les services RH. Entre l'évolution des obligations déclaratives, la pression autour des IJSS à justifier, tracer et sécuriser, et la multiplication des arrêts (parfois en chaîne), les équipes RH sont souvent débordées – faute d'outils ou de cadre suffisamment adapté.

La gestion des arrêts maladie est un défi crucial pour les entreprises en 2025. Les retards dans le versement des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) peuvent impacter directement la trésorerie, la satisfaction des salariés, et la productivité.

Mais pourquoi ces retards surviennent-ils, et comment les éviter ? Découvrez les causes principales et les solutions efficaces pour simplifier la gestion des arrêts de travail.

1. L’envoi tardif ou incomplet des documents nécessaires

Les indemnités journalières dépendent de documents administratifs transmis par le salarié et l’employeur à la CPAM. Tout retard ou omission dans cet envoi peut entraîner un blocage.

Problèmes fréquents

• Côté salarié : L’arrêt de travail doit être envoyé à la CPAM dans un délai de 48 heures. Un oubli ou un envoi tardif ralentit le processus.
• Côté employeur : L’attestation de salaire, indispensable pour calculer les IJSS, doit être correctement déclarée via la DSN. Une erreur ou une omission peut entraîner un rejet.

Solution proactive

• Mettez en place des rappels automatiques pour vos salariés.
• Automatisez l’envoi des attestations via un logiciel de gestion des arrêts de travail.

2. Les erreurs administratives dans les déclarations

Une simple erreur peut avoir des conséquences majeures :

• Dates incohérentes entre l’arrêt de travail et l’attestation.
• Montant de salaire ou coordonnées bancaires incorrectes.

Comment les éviter ?

• Investissez dans un logiciel dédié pour réduire les risques liés à la saisie manuelle.
• Formez vos équipes RH aux exigences de la CPAM.
• Effectuez des relectures systématiques avant chaque transmission.

3. Les délais de traitement de la CPAM

Même avec des documents conformes, la CPAM peut être débordée, surtout en période de forte activité (épidémies, fin d’année).

Restez proactif :

• Suivez l’avancement des dossiers auprès de la CPAM.
• Utilisez des outils offrant une visibilité en temps réel sur l’état des paiements.

4. Les complexités liées à la subrogation

La subrogation permet à l’entreprise d’avancer les indemnités aux salariés, mais elle implique une gestion administrative exigeante.

Problèmes fréquents

• Erreurs dans la DSN (ex. : oubli de mentionner la subrogation).
• Gestion inefficace des bordereaux de paiement.

Simplifiez votre gestion

• Automatisez la gestion des subrogations avec une solution digitale.
• Vérifiez régulièrement les paiements pour repérer les écarts.

5. Les contrôles médicaux et administratifs de la CPAM

En cas d’incohérence dans les documents ou d’arrêt injustifié, la CPAM peut mener des contrôles. Ces démarches peuvent retarder ou suspendre les paiements.

Anticipez les contrôles :

• Répondez rapidement aux demandes de la CPAM.
• Assurez-vous que les justificatifs fournis soient complets et précis.

6. Les coûts cachés des retards de paiement

Les retards dans le recouvrement des IJSS entraînent des pertes financières importantes.

Impact financier concret

Une entreprise de 1 000 salariés qui ne recouvre que 75 % des IJSS perd jusqu’à 500 000 € par an.

La solution : l’automatisation

Adoptez un logiciel qui offre une visibilité complète sur les paiements et corrige automatiquement les écarts pour optimiser vos recouvrements.

En conclusion, sécurisez votre gestion des arrêts maladie

La gestion efficace des arrêts maladie repose sur :

• L’anticipation : visibilité en temps réel sur l’état des paiements.‍‍
• La rigueur administrative : relances automatisées auprès de la CPAM.
• ‍Réduction des erreurs grâce à l’automatisation des processus.

En évitant les erreurs courantes et en adoptant des outils digitaux adaptés, les entreprises peuvent réduire significativement les retards de versement des IJSS, optimiser leur trésorerie et garantir une meilleure expérience pour leurs salariés.